17 March 2020

Business continuity plan din perspectiva raporturilor de muncă în situația pandemiei declarate de COVID-19

În contextul pandemiei de COVID-19, dacă firma dumneavoastră are deja un business continuity plan este momentul să il ajusteze astfel încât acesta să reflecte toate schimbările ce intervin pentru a-l putea pune în aplicare în mod eficient, dacă nu, pentru protejarea întregului său business este esențial să îl conceapă și să îl dezvolte.

Pentru conceperea unui plan de continuitate, conducerea entității identifică principalele amenințări cu privire la continuitatea derulării proceselor şi activităţilor sale profesionale, concepe proceduri și asigură măsuri adecvate pentru ca activitatea sa să poată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate planurile, indiferent care ar fi natura amenințării.

În funcție de profilul activității, situațiile comune generatoare de discontinuităţi pot fi fluctuaţia personalului, lipsa de coordonare, management defectuos, fraude, distrugerea sau pierderea documentelor, atacuri cibernetice, disfuncționalități în funcționarea echipamentelor din dotare, calamități, instabilitate politică și/sau legislativă, etc.

Deși deloc comună, pandemia de coronavirus declarată de OMS este cu siguranță o situație generatoare de discontinuitatea activității și afectează semnificativ toate domeniile publice sau private. 

O parte importantă a acestui un business continuity plan, mai cu seamă în contextul unei pandemii, vizează relațiile de muncă.

În funcție de activitatea desfășurată, măsurile ce pot fi luate sunt variate, astfel că este necesar să analizați toate posibilitățile pentru ca, de comun acord cu salariați dumneavoastră sau, în unele situații, chiar în mod unilateral, să alegeți măsura cea mai potrivită:

 

1.Stabilirea unor programe individualizate de muncă, cu acordul sau la solicitarea salariatului

Programele individualizate de muncă presupun un mod de organizare flexibil a timpului de muncă, respectiv împărțirea duratei zilnice a timpului de muncă în două perioade: una fixă în care personalul se află simultan la locul de muncă și o perioadă variabilă în care salariatul își alege orele de sosire și de plecare în așa fel încât să fie respectat timpul zilnic de muncă. Nu este reglementată o pondere a orele pentru fiecare perioadă, astfel că părțile sunt libere să stabilească câte ore se vor desfășura de către salariat în fiecare din aceste două perioade

Aveți obligația de a ține evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere şi de sfârşit ale programului de lucru.

 

 2. Întreruperea sau reducerea activității

Reducerea temporară a activității o puteți decide pentru motive economice, tehnologice, structurale sau similare, având posibilitatea reducerii programului de lucru de la 5 la 4 zile pe săptămână. În această situație, salariul este redus corespunzător până la remedierea situației care a condus la reducerea programului.

Întreruperea temporară a activității, trebuie să fie determinată de factori obiectivi, iar declararea pandemia de Covid-19 sau intrarea în carantină a unui număr esențial de salariați ar putea constitui un astfel de factor.

Pe durata întreruperii temporare, salariații implicați beneficiază de o indemnizație, plătită din fondul de salarii, ce nu poate fi mai mică de 75% din salariul de bază corespunzător locului de muncă ocupat.

Așadar, în aceste condiții raporturile de muncă nu încetează, iar salariaţii se vor afla la dispoziţia angajatorului, acesta având oricând posibilitatea să dispună reînceperea activităţii sau revenirea la programul obișnuit de lucru.

 

3. Munca la domiciliu

Este o formă de organizare a muncii care se deosebește de telemuncă, fiind prevăzută în Codul Muncii la Art. 108-110. Codul muncii se rezumă la a defini salariații cu muncă la domiciliu ca fiind acei salariați care îndeplinesc, la domiciliul lor, atribuțiile specifice funcției pe care o dețin.

În caz de forță majoră sau ca măsură de protecție a salariatului, în mod unilateral angajatorul poate modifica temporar locul și felul muncii salariatului. Desigur că modificarea formei de organizare a muncii poate fi făcută și prin acordul părților. În toate cazurile, decizia angajatorului sau actul adițional decizia sau, după caz, în actul adițional de modificare a locului de muncă, a trebuie să menționeze cel puțin următoarele:

  • faptul că salariatul lucrează de la domiciliu;
  • perioada în care se aplică această măsură;
  • programul în cadrul căruia angajatorul este în drept să controleze activitatea salariatului său și modalitatea concretă de realizare a controlului;
  • obligația angajatorului de a asigura transportul la și de la domiciliul salariatului, după caz, al materiilor prime și materialelor pe care le utilizează în activitate, precum şi al produselor finite pe care le realizează.

Dacă veți opta pentru această variantă mai trebuie să știți că aveți obligația de a asigura instruirea angajaților în domeniul securității și sănătății în muncă. Este cunoscut că legislația în materie de securitate și sănătate în muncă nu este corelată cu specificul muncii la domiciliu, unde avem de-a face cu un spațiu privat, ce nu poate fi controlabil de către angajator, iar aducerea acestui spațiu la standardele impuse de către cadrul legal în materie de securitatea în muncă a angajatului este limitată de dreptul de proprietate al angajatului.

Cu toate acestea, în funcție de activitatea desfășurată de dumneavoastră, trebuie să evaluați riscurile, să instruiți și informați salariații care în executarea muncii  lor folosesc echipamente și materiale, să îi dotați cu echipamente de muncă și, dacă este cazul, cu echipamente de protecție, să implementați măsuri de supraveghere a sănătății acestora etc

 

4. Telemunca

Este introdusa in legislația românească prin Legea 81/2018 privind reglementarea activității de telemuncă și este definită ca fiind acea formă de organizare a muncii prin care salariatul, în mod regulat si voluntar, își îndeplinește atribuțiile specifice funcției, ocupației sau meseriei pe care o deține, în alt loc decât locul de munca organizat de angajator, cel puțin o zi pe lună, folosind tehnologia informației si comunicațiilor.

Activitatea de telemuncă se bazează pe acordul de voință al părților și se prevede în mod expres în contractul individual de muncă odată cu încheierea acestuia pentru personalul nou-angajat sau prin act adițional la contractul individual de muncă existent. Telesalariatul este pontat ca orice altă persoană care ar fi la serviciu, iar contractul de muncă este înregistrat în Revisal. 

Contractul individual de muncă al unui telesalariat va cuprinde obligatoriu:

  • precizarea expresă că acesta lucrează în regim de telemuncă,
  • perioada si/sau zilele in care se prestează activitatea,
  • locul/locurile desfășurării activității,
  • intervalul orar în cadrul căruia angajatorul este în drept să verifice activitatea telesalariatului, 
  • responsabilitățile părților, inclusiv responsabilitățile din domeniul securității si sănătății în muncă,
  • obligația angajatorului de a asigura transportul la și de la locul desfășurării activității a materialelor pe care telesalariatul le utilizează în activitatea sa, 
  • măsuri pentru ca telesalariatul să nu fie izolat de restul angajaților, asigurându-i posibilitatea de a se întâlni cu colegii in mod regulat.

Este important de cunoscut că inclusiv pentru programul part-time se pot încheia contracte de telemunca.

 

5. Suspendarea Contractului de muncă

Suspendarea contractului individual de muncă, este cea mai severă măsură și poate fi prin acordul părților, la inițiativa angajatorului, la inițiativa angajatului sau poate fi suspendarea de drept, iar, în toate cazurile, consecințele suspendării sunt suspendarea prestării muncii de către salariat și a plății drepturilor de natură salarială.

Suspendarea de drept operează în situația instituirii, în condițiile legii, a stării de carantină sau în caz de forță majoră. Declararea stării de carantină într-o comunitate, oraș, regiune etc se face prin Ordin emis de Ministerul Sănătății.

Forță majoră este definită de Codul civil ca fiind orice eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil și inevitabil, iar, în mod individual, existența acesteia se analizează și este avizată, la cerere, de către Camera de Comerț și Industrie a României și Camerele Județene.

Indiferent însă de măsurile pe care le alegeți, nu uitați că în cazul în care un salariat al dumneavoastră a fost confirmat cu COVID – 19, aveți obligația informării Direcției de Sănătate Publică pe raza căreia vă desfășurați activitatea, precum și obligația de informare a salariaților asupra drepturilor lor în această situație.

Autor – Partener, Simona Reithofer